Project Management Tools for Implementing Lean and Six Sigma, because project management is the method of directing the work of an individual team to accomplish all project objectives within the given limitations. Generally this information is usually defined in project plans, developed at the inception of the project. These plans are normally described as requirements and work orders. The main constraints are time, budget, scope. Project Management involves the identification, analysis and acceptance of various approaches, techniques and models.

A team consists of at least a single and possibly more team members. Each team member has a responsibility and some tasks to complete in order to complete a project. There can be a variety of combinations of these responsibilities depending on the nature of each project, for example, an architectural team may have different responsibilities than a mechanical team. Project Management is concerned with the management of these various tasks and sub-tasks by team members within a project.

There are two main techniques used for project management; namely, Functional and Process. In a functional plan, the project manager describes the overall business needs of the stakeholders. He usually includes the marketing, business analysis and technology sections in his plans. Whereas, process-oriented plans, in which the objective of the project is spelled out in detail, describe the methods and procedures that will be used to achieve it.

In the Agile method, this need is specified in the Feature, Function and Logic section of the project plan. The Agile principle is that the feature, function and logic to describe a sequence of activities that build a concept, rather than a set of activities. Therefore, Agile involves less documentation than the Functional or Process management methods. The Agile software development methodologies have become popular with the use of the Small-Business Management (SBM) approach in organizations.

Small-Business Management also includes elements of performance management, which aims to optimize the outputs of teams. It refers to the evaluation of the outputs of teams within a project to measure their success and efficiency. Both Lean and Six Sigma programs are significant in the deployment of these principles. Lean methods include continuous flow, which permits teams to continuously deliver on-time, in the absence of interruptions caused by unplanned actions, and incorporates the scheduling of resources into the overall project plan. On the other hand, Six Sigma methodologies apply concepts like the lean cycle, value stream mapping, and problem solving to project management and deploy automated tools to create value.

Project management tools need to be updated regularly to keep them current with the changing project schedule. They should provide accurate, complete and up-to-date information so that managers can make correct scheduling decisions. Software tools that support project planning, monitoring and control make this possible. Some of the project management tools that are available include, software, which provides project planning, status reporting, workflow management, and tool for resource planning. These tools help project teams to effectively coordinate, monitor and control their resources, thereby increasing productivity and reducing costs.

Upaya Identifikasi Potensi Perbaikan Di Institusi Pendidikan Tinggi dengan Modified IPA – II, karna Persaingan yang semakin ketat mengharuskan institusi pendidikan tinggi untuk selalu meningkatkan kualitas pelayanannya, sehingga pelanggan akan terpuaskan. Hal tersebut mensyaratkan identifikasi dan pengukuran kebutuhan pelanggan, sehingga diketahui kebutuhan pelanggan yang masih memerlukan peningkatan pelayanan serta kebutuhan pelanggan yang telah sesuai dengan harapan pelanggan. Mengingat institusi apa pun tidak terlepas dari suasana persaingan, maka identifikasi serta pengukuran kebutuhan pelanggan tersebut harus menyertakan para pesaing. Makalah ini membahas salah satu usulan metode yang dapat digunakan untuk keperluan tersebut, yaitu metode modified IPA – II. Dengan metode yang diusulkan ini, dapat diketahui pada kebutuhan pelanggan yang mana saja suatu institusi pendidikan tinggi masih rendah kinerjanya relatif terhadap kinerja para pesaing, sedangkan kebutuhan tersebut menempati tingkat kepentingan yang tinggi di mata pelanggan. Dengan mengetahui peta kebutuhan pelanggan sedemikian rupa, maka agenda peningkatan kualitas pelayanan akan dapat dijalankan secara lebih terarah dan efisien.

Industri jasa semakin memiliki peran penting di dalam perekonomian di banyak negara (Abdullah, 2005). Salah satu hal penting yang memiliki kontribusi besar bagi keberlangsungan industri jasa adalah kepuasan dan loyalitas pelanggan (Cina, 1990; Daniel, 1992; Gale, 1994; Reichheld dan Sasser, 1990; Shycon, 1992; Zeithaml dkk., 1985; 1990; Robledo, 1996, 1998, semuanya dalam Robledo, 2001). Pentingnya kepuasan pelanggan juga terlihat dari tingginya persentase publikasi penelitian tentang hal ini pada salah satu jurnal dalam kurun waktu 2000 – 2005 (Lemmink, 2005).

Secara umum, Upaya Identifikasi Potensi Perbaikan pada kepuasan pelanggan berpengaruh terhadap loyalitas pelanggan (Bowen dan Chen, 2001; Hallowell, 1996), sedangkan loyalitas pelanggan akan sangat berpengaruh terhadap profitabilitas suatu industri (Hallowell, 1996). Secara lebih spesifik, sedikit peningkatan di dalam aspek kepuasan pelanggan akan berpengaruh besar terhadap meningkatnya loyalitas pelanggan (Bowen dan Chen, 2001). Salah satu faktor yang berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan adalah kualitas pelayanan (Aigbedo dan Parameswaran, 2004).

Institusi pendidikan tinggi dapat dilihat sebagai institusi yang bergerak di sektor jasa. Sejalan dengan kecenderungan yang berlangsung di industri jasa, perhatian terhadap kualitas institusi pendidikan tinggi juga semakin meningkat (O’Neill dan Palmer, 2004).

Di sisi yang lain, institusi pendidikan tinggi dihadapkan pada semakin ketatnya persaingan, sehingga lulusan pendidikan menengah atas pada saat ini memiliki sangat banyak pilihan pendidikan tinggi yang dapat dipertimbangkan untuk menjadi tempatnya menuntut ilmu (Seaman dan O’Hara, 2006; Ford dkk., 1999). Salah satu ukuran kinerja penting pada institusi pendidikan tinggi adalah kepuasan yang dirasakan oleh mahasiswa/ calon mahasiswa terkait dengan program dan layanan yang diberikan (Seaman dan O’Hara, 2006).

Pelanggan akan terpuaskan bila kebutuhannya terpenuhi (Zairi, 2000), sehingga pengelolaan kepuasan pelanggan akan sangat terkait dengan pengelolaan kebutuhan pelanggan. Pengelolaan kebutuhan pelanggan memerlukan identifikasi kebutuhan pelanggan sekaligus pengukurannya, karena “sesuatu yang tidak terukur tidak dapat dikelola” (Haksever dkk., 2000). Beberapa metode yang dapat digunakan untuk keperluan tersebut di antaranya adalah SERVQUAL, SERVPERF, Normed Quality (NQ), dan Importance-Performance Analysis (IPA).

Di Indonesia, institusi pendidikan tinggi dapat dipandang sebagai institusi publik yang juga dihadapkan pada tingginya tingkat persaingan, seperti halnya institusi pendidikan tinggi di negara-negara lainnya (DeShield Jr. dkk., 2005). Tingginya tingkat persaingan tersebut menghadapkan institusi pendidikan tinggi pada upaya pemuasan kebutuhan pelanggannya (DeShield Jr. dkk., 2005), dan pada tahapan lebih lanjut, identifikasi serta pengukuran kebutuhan pelanggan.

Secara lebih spesifik, metode IPA adalah suatu metode yang (___, 2006):

[1].Melakukan identifikasi aspek-aspek dari pengalaman total yang benar-benar penting bagi pelanggan dan aspek-aspek yang dirasakan kurang penting;

[2].Memungkinkan suatu organisasi menilai kinerjanya dalam kaitannya dengan aspek-aspek yang sedang ditelaah; dan

[3].Membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan suatu organisasi